Persondatafortegnelse

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i en forening

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en forening i medfør af persondataforordningen. CAD Oldtimer er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger. CAD Oldtimer har ingen personoplysninger som er tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).

Den sidste kolonne udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: CAD Oldtimer, Hovedgaden 4, 8961 Allingåbro,
v. Grethe Rasmussen, Møllevej 3, 8950 Ørsted, CVR nr. 33449895

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 15 – 5 - 2018

  1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

 

Kontaktoplysninger på navngiven person i
CAD Oldtimer

CAD Oldtimers kasserer:

Grethe Rasmussen Møllevej 3, 8950 Ørsted

grethe@gertsauto.dk
tlf. 22510748

 

  1. Hvad er formålene med behandlingen?

Der skal være en beskrivelse af behandlingsformålene.

 

Formålet med behandlingerne i foreningen oplistes i overordnende kategorier.

 

a)   Varetagelse af medlemsforhold, herunder kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning

b)   Vi bruger ikke personoplysninger til andet end et medlemskartotek.

  1. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Her er oplistet de i foreningen behandlede personoplysninger.

 

Almindelige personoplysninger:

a)   Navn

b)   Mailadresse

c)   Telefon

d)   Adresse

 

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse indsamler vi ikke.

 

  1. Hvem behandler vi oplysninger om?

De forskellige typer af registrerede personer, hvorom der behandles personoplysninger.

 

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

a)   Medlemmer

b)   Bestyrelse

 

  1. Hvem videregives oplysningerne til?

Oplistning af eventuelle modtagere af foreningens oplysninger, samt hvilke oplysninger der videregives og i hvilke tilfælde. Hvis oplysninger ikke videregives, angives dette.

a)   CAD Oldtimer videregiver ingen personlige oplysninger om foreningens medlemmer,
de bruges kun af den
dataansvarlige

 

  1. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?

Der bør være en angivelse af hvilke oplysninger, der skal slettes og hvornår.

a)   Vi opbevarer almindelige personoplysninger så længe man er medlem af foreningen.
Ved udmeldelse slettes alle personoplysninger.

 

  1. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Her skal så vidt muligt laves en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder en beskrivelse af måden oplysningerne registreres.

 

Vi opbevarer vore personoplysninger på en computer, som er beskyttet af password og er låst inde.

  1. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvordan opdager, rapporterer og undersøger vi brud på persondatasikkerheden? F.eks. ved hackerangreb. Hvordan vurderer vi, hvor alvorligt bruddet er?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, anmelder vi det til politiet og til Datatilsynet.

 

 

  1. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

 

Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:

a)   At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.

b)   At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.

c)   At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.

 

Vores IT-system kan følgende:

 

a)   Systemet har ikke automatisk slettefunktion, så
vi gennemgår oplysninger manuelt og sletter alle persondata manuelt, hvis man melder sig ud af foreningen